Feladatok és kötelezettségek százaival zsonglőrködünk a munkánkban és a magánéletünkben nap nap után, miközben óriási nyomás alatt próbálunk egyre hatékonyabban helyt állni. Ugyanakkor ma már nem elég csak és kizárólag hatékonyságról beszélünk és tisztában kell lennünk azokkal a mentális és biológiai, illetve technológiai tényezőkkel, amelyek alapvetően határozzák meg hatékonyságunkat. Tóth-Czere Péter fenntartható hatékonyság mentor, trainer, podcaster, online marketing szakemberrel igazán mélyre ástunk. Interjú.
Sokakban sokféleképpen jelenhet meg ez a téma, ezért először is érdemes tisztázunk: napjainkban mit is nevezünk hatékonyságnak?
Manapság már inkább a fenntartható hatékonyságról érdemes beszélni. Ez egy lényeges különbség, hiszen lehet valaki elképesztően hatékony hosszú időn át is, csak közben súlyos fizikai és mentális árat fizet érte.
Tréninghelyzetekben, amikor definíciót keresünk, jellemzően az idő-mennyiség-minőség háromszögében gondolkodunk: vagyis gyorsabban, többet, jobbat.
Ez persze illeszkedik is a klasszikus irodai valósággal, csakhogy nagyon könnyű vele fenntarthatatlan pályára sodródni.
Számomra a fenntartható hatékonyság azt jelenti, hogy hosszan és stabilan kiemelkedően teljesítünk, miközben nem élünk lemondásban az életünk más területein. Nem áldozzuk fel a családunkat, a kapcsolatainkat vagy az egészségünket a munka oltárán.
Én például akkor érzem magam hatékonynak, ha büszke lehetek a leadott mennyiségre és minőségre, és közben rendben vannak az életem más területei is.
Azért ez egy nagyon nehezen elérhető, bonyolult és törékeny egyensúly; miért nem sikerült ez sokak számára mi lehet első lépés ezen egyensúly elérése felé?
Azért nem sikerül ez sokak számára, mert senki nem tanított meg minket ebből a perspektívából nézni az életünket.
Projektekben és határidőkben szocializálódtunk, a naptárba ritkán kerül be a családi élet, a regeneráció vagy épp az edzés.
A fő hibát pedig a priorizálás hiánya jelenti. Tréningeken azt szoktam kérni, hogy írjunk össze mindent, ami értékes számunkra, és ezeket versenyeztessük meg egymással.
A napot úgy érdemes megtervezni, hogy mindig maradjon „következő”; nem az üres lista a cél, hanem a tudatos sorrend.
Ha tizenöt feladatból tizenkettő készül el, ne a bűntudat legyen az első reakciónk, hanem annak elfogadása, hogy a legfontosabb teendőinkkel haladtunk.
Érdemes az életben is elfogadni az „elég jó” szemléletet: a minimálisan vállalható előrelépés gyakran többet ér, mint a tökéletesség hajszolása és az amiatt bekövetkező halogatás.
A közösségi média viszont roskadásig van a produktivitás fáradhatatlan szuperhőseivel, ami sokak számára kifejezetten nyomasztó lehet. Ebből a szempontból hogyan találhatjuk meg a belső békénket, és hol húzódik meg az „elég” határa?
Kevesebb közösségi médiával máris közelebb kerülünk ehhez a belső békéhez.
Amit ott látunk, az többnyire marketing, egyfajta siker-villantás. Ha tiszták a saját céljaink – például, hogy legyen stabil családi háttér, kevesebb stressz és tisztes anyagi biztonság –, kevésbé fognak megrángatni bennünket mások ilyenfajta megnyilvánulásai.
Nekem például fontos a szakmai igényesség és az emberi megértés együttese, és e köré épült a csapatom is. Tudom, lehetne háromszor akkora a cégem, ha mindent ennek rendelnék alá, de tudatos a prioritásrendszerem, ezért nem hagyom, hogy a közösségi média „bezavarjon”.
A világ leggazdagabb tech-vállalkozóival kapcsolatban gyakran olvashatunk 100 órás munkahetekről és extrém munkamódszerekről. Gondolhatnánk, hogy nem véletlenül vannak a csúcson, de azért adódik a kérdés: Ön szerint példát kell vennünk róluk, vagy jobb, ha eszünkbe sem jut ilyesmi?
Vannak természetesen olyanok, akikre érdemes felnézni és példát venni. Persze tanulni mindenkitől lehet és kell is, de az egészen más.
Azok, akik most azért sikeresek, mert mindent feláldoznak maguk körül a sikerért, legyen az a saját egészségük, a családjuk, a szórakozás, vagy épp a saját csapatuk kiégetése, szerintem nem érzik át igazából, hogy mi a fontos. Nekik a siker.
De ez nem fenntartható így, ezért is hajtják mindig a következő és következő nagy durranást, mert előre „menekülnek”.
Általában az ilyen vezetőkből erősen hiányzik az EQ, amiről viszont tudjuk, a hosszútávú siker alapköve. Az nem lesz soha maradandó, ha mindig csak rombolással építkezünk.
Mindig azt keressük inkább, hogy mit tudunk beépíteni ezekből az életünkbe és előre lépni. Minden nap, ha megpróbálunk csak a tegnapi énünknél hatékonyabb, jobb lenni, az tökéletes.
De hogy ne csak ekézzük őket, hiszen valamit mindenképpen jól csinálnak: mi az, amit viszont érdemes lehet megtanulunk, ellesnünk tőlük?
Amiben nagyon jó az ilyen vezető, az az előre tervezés. A fókuszálás képessége. Pontosan tudják, hogy mit akarnak elérni és főleg azt, hogy miért.
A „miért” szerepe hihetetlenül fontos az életünkben, és szinte soha nem tesszük fel magunknak ezt a kérdést.
Amit épp teszünk, vagy el akarunk érni, azt miért hajtjuk? Sok esetben, ha tisztábban látjuk a céljainkat, akkor alapjaiban változik meg majd, hogy merre akarunkhaladni és ez ad olyan szintű motivációt, ami felkelt reggel, hajt egész nap és megelégedettséggel tölt el a nap végén.
De ugyanígy példaértékű az is, hogy milyen dinamikusan tudják feldolgozni a változó világ újításait. Hihetetlenül agilisak, nyitottak és mernek változtatni.
Fókuszálás, célok kialakítása és bátorság. Ebben verhetetlenek a legnagyobbak!
Mit tehet az, aki alig lát ki a napi rohanásból, őrlődik a munka és a családi teendők között, alig tud igazán jelen lenni s legalább alapszinten meg akar tanulni priorizálni?
Erre dolgoztuk ki a Motivációs Mátrixot, ami egy egyszerű 2×2-es keret.
A két tengely a múlt és a jövő, illetve a jó és a rossz tapasztalat. A múlt jó tapasztalatai az erőforrásaink, a rosszak a tanulságaink, amelyek óvatosságra intenek bennünket.
A jövő jó képe a víziónk, ami motivál, a jövő kockázatai pedig a realitást adják.
Érdemes ténylegesen lerajzolnunk, akár post-it-ekkel kitöltenünk a mátrixot és ebből levezetni a következő időszak – félév, egy év vagy három év – terveit. Én ezt egy füzetben vezetem, ami egy karnyújtásnyira van tőlem; ha kibillenek, előveszem és igazítok, pontosítok.
Ha van egy ilyen támaszod, az önmagában fogja még a stressz terhelésedet is csökkenteni, ami ma az egyik legkomolyabb kihívásunk!
Egy időben minden a multitaskingról szólt, ám mintha változott a helyzet ezzel kapcsolatban…
Úgy 10 évvel korábban én is belekóstoltam, és néhány hónap multitasking után teljesen kifáradtam mentálisan. Nem tudtam csak egy dologra figyelni, még beszélgetéseim közben is több szálon futottak a gondolataim. Most viszont attól tartok, hogy az mesterséges intelligencia (AI) visszahozza a multitaskingot; több AI-asszisztens párhuzamosan dolgozik, közben mi telefonálunk, intézkedünk, és azt hisszük, minden halad a maga medrében. Ennek persze meglesz a maga ára is a nagyfokú mentális terheléssel és a minőségromlással.
A megoldást a fókusz és a tudatos sorrend jelenti: ha tudom, mi a legfontosabb most, akkor csak azzal foglalkozom.
Így a nap végén a meg nem csinált feladat nem bűntudatot kelt, hanem kezelhető elégedetlenséget. Itt megint visszaértünk a priorizáláshoz, amiben viszont pont kiváló segítség lehet akár az AI is. Csak tudatosan kell használni és most van rá a lehetőség, hogy ezt mind megtanuljuk. Nagyon fontos lenne!
Voltaképpen mi a probléma a multitaskinggal?
A multitaskinggal az a probléma, hogy az elsődleges prioritásaink szerint ugyebár mennyiség-minőség-idő háromszögben gondolkozunk, ha a hatékonyság a kérdés, és a multitaskingnál nagyon komolyan sérül a minőségi rész.
A multitasking pont arról szól, hogy adott idő alatt a legtöbbet végezzük el – mert ez a korszak elvárása. Cserébe feláldozzuk azt az elmélyült munkát, ami az igazi alkotáshoz szükséges, ahol újat és lenyűgözőt tudunk teremteni.
A multitasking nagyon komoly mentális problémákat is okoz, amik hosszú távon a munkán kívül is kifejtik a hatásukat. Pusztító hatása van a mindennapi életünkre.
Sokan példaképnek tekintik Elon Muskot, aki állítólag ötperces blokkokra osztja a napjait. Mit gondol erről a módszerről: érdemes lehet követni őt, vagy inkább keressük meg azt a praktikát, ami a mi saját életünkhöz, körülményeinkhez illeszkedik?
Őt például szinte semmiben nem javaslom, hogy példaképként kezeljük.
Az, ahogy ő dolgozik, bizonyítottan katasztrofális fizikai- és mentális oldalról egyaránt. Már most is napvilágra került, hogy ő se tudja tartani azt, amit összehord X-en…
Ezen felül az a toxikus munkahelyi környezet, amit teremtett és amit anyagi sikernek rendelt alá, már többször mutatták meg, hogy a legkisebb döccenés is kártyavárként tudja majd romba dönteni a látszatot, amit épít.
Emberileg – nem filozófiai, hanem mentális, biológiai szempontból – mennyire követhető le Ön által is említett AI-generálta párhuzamosság „sérülés” nélkül?
Nehezen, és nem mindenkinek való ez a típusú működés. Az persze lehetséges, hogy valakinek van erre egyfajta adottsága, és sok gyakorlásra is szükség lehet, de én mégsem javaslom a kontrollálatlan multitaskingot, mert annak komoly ára lehet.
Inkább időben priorizáljunk: ami most a legfontosabb, arra teljes jelenléttel menjünk rá, a többi pedig jöhet később. Ebben sokat tud segíteni az AI is, ha megtanuljuk használni.
De ezt komolyan kell venni, mert könnyen a visszájára tud fordulni.
Mennyire befolyásolja a hatékonyságot az alvásminőség?
Talán ez hat a legerősebben.
Nehéz olyan tényezőt mondani, amely ennyire általánosan meghatározza a teljesítményünket, mint az alvás.
Talán a stressz lehet még ilyen átfogó téma.
Az alvás kapcsán nem csak az óraszám a lényeges: hiába töltünk kilenc órát ágyban, ha rossz minőségben alszunk.
Az átlagos hat-hat és fél óra viszont a legtöbb embernek egyszerűen nem elég.
A jó hír viszont az, hogy ez is tanulható. Tudjuk optimalizálni, javítani a saját alvásunk minőségét.
Mit tehet az a munkavállaló, aki rossz szervezeti kultúrában dolgozik – például 2 percenként felugrik neki egy sürgető chat ablak – mégis fenntarthatóan szeretne teljesíteni?
Ez részben szervezetikultúra-kérdés. Cégszinten sokat számít, ha a kommunikációt aszinkronra állítjuk, így van idő az elmélyült munkára, majd a kommunikációra is.
Munkaidőn kívül pedig külön fontos, ha beállítjuk, hogy a chateknél este hat után ne érkezzen értesítés.
Nálunk például ügynökségi munka miatt a vészhelyzetre van külön csatorna, és csak akkor nyúlunk hozzá, ha tényleg „helyzet van”, egyébként aszinkron kommunikációt vezettünk be.
Vezetőként pedig fontos a példamutatás is: a siker nem ér annyit, ha közben kiégetjük a csapatot. Hiszek benne, hogy minden munkahelyen meg lehet teremteni az ember és a teljesítmény egyensúlyát egyéni és céges szinten is. A tartós eredményt célzó cég vagy vállalat nem cseréli le kétévente az egész csapatot. Amikor a „végre péntek” érzés lassan „végre hétfővé” alakul, ugyanannyi munkaidő alatt is többet ad a csapat, mert a motiváció hatékonyabbá teszi a munkavállalókat. Ez pedig ma már mérhető tény.
Ahogy említette, az AI könnyen adhat új lendületet a multitasking számára, viszont a technológia itt van és itt is marad velünk; hogyan használjuk jól, akár „egészséges” módon?
Ezen a területen három érettségi szintet különböztetek meg.
Az első, amikor az AI csak egy asszisztens: adunk „neki” egy feladatot, „ő” pedig elvégzi. A második, amikor innovációs partnerként működik, és visszhangot ad a gondolatainkra, kiegészítve olyan tudásbázissal, amit mi emberek képtelenek vagyunk fejben tartani és onnan elhívni. A harmadik szint, amikor AI stratégiai társként van jelen: nemcsak az aktuális teendőkbe vonjuk be, hanem például döntés-előkészítésbe is vagy stratégiai tervezésbe is.
Ilyenkor már megkérdőjelezhet, visszakérdezhet, és így az ad hoc működés helyett rendszerszinten tesz bennünket hatékonyabbá. Ez az a pont, ahol az AI tényleg azt adja, amivel reklámozzák, míg az első szintnél még sok esetben több időt visz el, mint amennyit szerettünk volna megnyerni vele.
Az AI óriási, szinte követhetetlen tempót diktál számunkra, vajon hol lehet az pont, amikor mi emberek az „emberi kapacitásaink” végére érünk?
Igazából már ott vagyunk.
Azon a ponton, ahol az AI nagyobb gondolkodási kapacitással bír, mint az emberi agy, már mi vagyunk a horgony, ami visszafogja a haladást.
Ezt nem jó kimondani, de ebben van a lehetőség is: hogyan tudjuk hatékonyan bevonni azt a „társat” az életünkbe, aki gyorsabban és komplexebben gondolkodik nálunk, plusz olvasott és tud már mindent, amit valaha leírtunk? Tényleg azon a ponton vagyunk, hogy vagy beépítjük ezt a munkánkba, gondolkodásunkba és használjuk, együtt dolgozunk vele, vagy bajban leszünk, ha olyan munkát végzünk, aminél hatékonyan tud az AI ma segíteni.
Sokan viszont még semmilyen szinten és formában nem használják az AI-t és kérdés az is, hogy vajon mindez hogyan hat a gondolkodási képességeinkre…
Sosem késő elkezdeni megismerni ezt a technológiát.
Én is sokáig szkeptikus voltam: elemeztem, kérdőjeleztem, lassan építettem be a működésembe, ma viszont már célzottan használom.
Ugyanakkor mértéktartás is nagyon fontos. Láthattunk olyan kutatásokat, amelyek szerint az elvakult feladatkihelyezés csökkentheti a gondolkodási aktivitást. Az agyunk is csak akkor fejlődik, ha használjuk; ha kihelyezzük a gondolkodást, annak hosszú távon lehet kognitív ára és erre már ma is rendelkezésre állnak nemzetközi és hazai kutatások is! Használjuk az AI-t, de gondolkodjunk együtt vele.
Ha valaki javítani akar a személyes hatékonyságán, stresszes és érzi, hogy nincs rendben, mivel kezdje?
Nem kell feltétlenül tréninggel, vagy könyvvásárlással kezdenie a „rendrakást”.
Én három azonnali lépést szoktam javasolni.
Az első a priorizálás a Motivációs Mátrixszal:
egy papíron soroljuk fel az összes fontos területünket – a munkahelyi projektektől a családon és az egészségen át a hosszabb távú célokig –, és osszuk be őket a mátrixba, majd ebből vezessük le a következő projektek sorrendjét.
A második a szokások építésének a fontossága.
Apró környezeti trükkökkel tudjuk irányítani a mindennapi dolgainkat is a jó irányba. Az ember alapvetően lusta és nehezen változtatja meg a már bevált szokásait. Evolúciós szempontból ez kulcsfontosságú volt… eddig. Ma már, ha például holnap futni akarunk, tegyük ki este a cipőt az ajtóba; ha több vizet innánk, készítsük elő a kulacsot. Banálisan hangzik, mégis működik.
A harmadik lépés pedig az úgynevezett elmeürítés:
a legtöbb feladatot fejben tároljuk, próbáljuk megjegyezni, ami mentális túlterheléshez vezethet. Írjunk ki mindent, ami konkrét teendő, mert ha le van írva, az agy könnyebben elengedi és így sok mentális energiánk szabadul fel.
Ez a három lépés együtt felépít egy egyszerű rendszert tisztább prioritásokkal, könnyebb indulással és kevesebb mentális zajjal.
S végül jöjjünk le a nulladik szintre: hogyan húzzuk meg a saját határainkat a mindennapokban?
Én három kérdést teszek fel minden döntésnél. Mi a legfontosabb most? Mi az elég jó ma? Hol maradok fenntartható? Ha ezekre következetesen válaszolunk, akkor létrehozhatjuk a fenntartható hatékonyságot az életünkben.
