A nyári szabadságok összehangolása szinte minden cég életében komoly fejtörést okoz. Függetlenül attól, hogy egy multinacionális vállalatról vagy egy kisebb családi vállalkozásról beszélünk, a forgatókönyv hasonló: a gyerekes szülők a tanszünethez igazodnának, a kollégák harcolnak a főszezoni hetekért, a kisvállalkozók pedig attól rettegnek, hogy a hiányukban kártyavárként omlik össze a cég. Pozvai Zsolt, a Develor Zrt. tanácsadó cég nemzetközi vezérigazgatója szerint kristálytiszta belső szabályokkal mindez megoldható és az is elkerülhető, hogy a szabadság alatt dolgozni kelljen.
A nyár szinte minden cégnél ugyanazt a kihívást hozza magával: komoly fejtörést okoz az éves szabadságok összehangolása és a helyettesítések megszervezése.
A szabályok szerint a munkáltató évente legfeljebb 7 munkanapot köteles a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban kiadni. A munkavállalónak a szabadságigényét legalább 15 nappal a szabadság megkezdése előtt jeleznie kell. A munkáltató szintén legkésőbb a szabadság kezdete előtt 15 nappal köteles közölni a dolgozóval a kiadás időpontját. A törvény azt is előírja, hogy a szabadságot úgy kell kiadni, hogy a munkavállaló naptári évenként legalább egyszer 14 összefüggő napra mentesüljön a munkavégzés alól.
A 15 napos bejelentési határidő azonban nem túl sok – véli Pozvai Zsolt.
Érdemes már januárban vagy februárban egy közös naptárban rögzíteni az előzetes igényeket, hogy a helyettesítések időben megszervezhetők legyenek. Ha akkor elkezdjük a szervezést később sokkal kevesebb problémánk lesz az időpontok összehangolásával.
Tényleges pihenés
De a szabadság nem csupán arról szól, hogy ki, mikor megy el jól megérdemelt pihenésére, hanem hogy mennyire tud elszakadni a munkahelyétől és valójában kiveheti-e ténylegesen egyben a 14 napot?
Pozvai Zsolt szerint egy jó vezető támogatja a munkatársait abban, hogy kivegyék a két, de akár három hét egybefüggő pihenést. A rövid hétvégék és a szétforgácsolt napok ugyanis nem adják meg azt a mentális feltöltődést, amit a hosszabb kikapcsolódás biztosít és amire minden munkavállalónak szüksége van.
Pozvai tapasztalatai alapján úgy látja, hogy a multinacionális cégek vezetői is sokszor elmennek két-három hét szabadságra és szerinte kifjezetten jó irány, ha a főnök is kipiheni magát.
Sokszor a szabadság utolsó napjain jönnek a céggel kapcsolatos legjobb ötletek is
emeli ki.
Ha a vezető nem engedi pihenni az embereit – vagy saját magát –, az ördögi kör kiégéshez és rossz döntésekhez vezet.
A kisvállalkozóknak nehezebb
Sokszor tapasztalni azonban azt is, elsősorban a vállalkozóknál, hogy nem mennek el hosszabb szabadságra, mert tartanak attól, hogy a cégben probléma lesz. De még ha el is utaznak egy-egy hétre, folyamatosan dolgoznak, emaileket néznek, vagy egyfolytában telefonálnak.
Sok vezető számára ugyanis a legnagyobb kihívást a kontroll elengedése jelenti.
Pozvai szerint azonban, ha egy cég vagy osztály működése megbénul két hétre, mert a főnök épp a tengerparton pihen, ott nem a szabadsággal van a baj, hanem a folyamatok felépítésével. Ilyenkor a háttérben gyakran mélyebb belső bizonytalanság húzódik meg. Ezt pedig egyébként is meg kellene oldani a cégen belül.
A vezetőknek azt is érdemes előre tisztázniuk, hogy a munkatársak milyen rendkívüli esetekben fordulhatnak hozzájuk a távollétük alatt. Sokszor ugyanis a beosztottak pusztán megszokásból, minden apróbb, megoldandó feladattal azonnal a felettesüket tárcsázzák.
Hogyan lehet menedzselni a kommunikációt anélkül, hogy teljesen elvágnánk a szálakat, ha a pozíciónk mégis megkövetel bizonyos szintű jelenlétet?
A megoldást a hibrid elérhetőségi modell jelentheti, ahol a felek előre megállapodnak fix, kiszámítható idősávokban.
Hívhatja a főnök a munkavállalót szabadság alatt?
Sok főnök minden gond nélkül hivogatja beosztottjait szabadság alatt is. Ezt lehetőleg mellőzni kell.
Jogilag senki sem kötelezhető arra, hogy a szabadsága alatt folyamatosan e-mailekre, telefonokra válaszoljon, de a zökkenőmentes feladatátadás a dolgozó felelőssége. Ahelyett, hogy egyszerűen csak bekapcsolná az automatikus válaszküldőt, strukturáltan le kell delegálni a futó projekteket a helyetteseknek. Ha a kollégák pontosan tudják, mi a teendő, drasztikusan lecsökken a nyaralás alatti felesleges megkeresések száma.
De ott, ahol már korábban is előfordult, hogy a főnök folyamatosan kereste a dolgozót szabadság alatt, a munkavállalónak érdemes finoman, de határozottan tisztázni a határokat.
Szabadság után
A másik kritikus pont a szabadságról való visszatérés, amely sokak számára hatalmas sokkot jelent.
Gyakori hiba, hogy valaki vasárnap este landol a repülővel, és hétfő reggel azonnal fejest ugrik a több száz megválaszolatlan levél közé, amivel szinte azonnal megsemmisíti a pihenés jótékony hatásait. Érdemes néhány napot még otthon tölteni, mielőtt beleveti magát a munkába.
Pozvai szerint ma már szerencsére a technológia is a segítségünkre siet, hiszen a felgyülemlett levéltenger manuális átnyálazása helyett olyan mesterséges intelligencia alapú eszközöket is használhatunk, mint a Google Gemini vagy más alkalmazások. Az AI segítségével másodpercek alatt összefoglalható és fontossági sorrendbe állítható a beérkezett üzenetek tömege, így az első munkanap a káosz és a feszültség helyett a tiszta átlátásról szólhat. A sikeres nyári leállás tehát nem a szerencsén, hanem a kölcsönös bizalmon, az önkorlátozáson és a tudatos felkészülésen múlik.
Három tipp a tanácsadótól
Pozvai Zsolt szerint a szabadság minősége és hatása nagyban múlik azon, mi történik előtte és utána.
- Előtte lényeges, hogy elég idő legyen a feladatok átadására, lezárására és a lelki rákészülésre is, ez azt jelenti, hogy ne halmozzunk fel rengeteg munkát előtte, hogy még éjszaka is dolgozunk az utolsó héten és az utolsó emaileket a repülőtérről küldjük. Ha zaklatott ez az időszak, ugyanilyen lesz a szabadság eleje is.
- Állítsuk be az out of office jelzést, hogy mások is tudják, nem kell tíz emlékeztető emailt küldeni, mert szabin vagyunk, és utána majd válaszolunk.
- A visszatérés után pedig szintén ne zsúfoljuk tele az első napokat, inkább tervezzünk be egy „saját időt”, amikor akár több órát is arra szánunk, hogy elrendezzük az emaileket, és beszélgetünk a kollégákkal. Ezzel megnövelhető a pozitív hatás időszaka.
